Optimierung der Rechnungsstellung
Einige Vorgänge in Übersichtstabellen sind aktuell zusätzlich mit dem Symbol „Information“ gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass der Vorgang von der Optimierung der Rechnungsstellung / Umstellung auf Netto-Entgelte betroffen ist. Per Klick auf das Symbol Auge bzw. Stift, öffnet sich die Seite zum Vorgang mit dem neu gestalteten Bereich Entgeltübersicht.
Frist bis 30. Juni 2025 – Der Marktplatz braucht Ihre Mitwirkung!
Bitte stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Änderungen rechtzeitig vorgenommen werden, um eine effiziente Abrechnung zu gewährleisten!
Bereitsteller (in Beziehung zu ihren Kunden und Bündelnden Organisationen) sowie Bündelnde Organisationen (in Beziehung zu ihren Klienten) sind aufgefordert, bis spätestens Ende Juni 2025 im Bereich Entgelte ihre Angabe zur Vorsteuerabzugsberechtigung zu ergänzen sowie darauf basierend, alle hinterlegten Entgelte für Bestellungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
Neu-Gestaltung und -Strukturierung im Bereich Entgelte
Warum war eine Neugestaltung mit veränderter Optik notwendig?
Die neue Oberfläche stellt alle notwendigen Felder und Informationen für folgende Umstellung zur Verfügung:
1. Bereitsteller und Bündelnde Organisationen müssen ab sofort in jedem Bestellprozess angeben, ob sie vorsteuerabzugsberechtigt / umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht.
2. Aufgrund dieser Information müssen die Entgelte eingetragen werden beziehungsweise in laufenden und abgeschlossenen Vorgängen geprüft und bei Bedarf angepasst.
Warum hat sich der Status meines Vorgangs bei einer Entgeltänderung automatisch verändert?
Der bestehende Antrag auf Entgeltänderung wurde zur erneuten Bearbeitung an den Bereitsteller oder die Bündelnde Organisation (in Beziehung zu ihren Klienten) automatisch zurückgesetzt (in den Status „Bestellt“) und wird erneut geprüft.
Bereits eingetragenen Entgelte bleiben trotz Statusrücksetzung erhalten und können geprüft werden.
Wie ist die Umstellung rechtlich einzuordnen?
Die Umstellung der Entgelte auf Netto-Entgelte ist im Regelfall eine reine Darstellungsänderung und keine inhaltliche Vertragsänderung. Es besteht demzufolge kein Sonderkündigungsrecht.
Wie läuft die Umstellung ab?
1. Rechnungsstellende (Bereitsteller oder Bündelnde Organisationen) müssen ab sofort in jedem Bestellprozess (neu initiiert, laufend und abgeschlossen) angeben, ob sie vorsteuerabzugsberechtigt / umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht.
2. Aufgrund dieser Information müssen Rechnungsstellende die Entgelte eintragen (bei neu initiierten Bestellungen) beziehungsweise prüfen und bei Bedarf anpassen (bei laufenden und abgeschlossenen Bestellungen)
3. Nachnutzende müssen zustimmen, damit die Umstellung wirksam wird.
Die Vorteile der neuen Struktur im Bereich Entgelte
- Transparenz und Klarheit über die Zusammensetzung des tatsächlich zu zahlenden Rechnungsbetrags für alle Beteiligten
- Einheitliche Abläufe und schnellere Bearbeitung bei der Rechnungsstellung
- Effizienter Rechnungslauf
Was gibt es konkret zu tun?
Bereitsteller bzw. Bündelnde Organisationen (in Verhältnis zu ihren Klienten)
Bereitsteller bzw. Bündelnde Organisationen (in Beziehung zu ihren Klienten) müssen den Bereich Entgelte pro Vorgang um die Information ergänzen, ob die eigene Organisation als Rechnungsstellende vorsteuerabzugsberechtigt ist oder nicht (Auswahl „Ja“ oder „Nein“) und dabei die eingetragenen Entgelte prüfen und bei Bedarf korrigieren.
Kunden, Klienten und Bündelnde Organisationen (im Verhältnis zum Bereitsteller)
Laufende Bestellungen müssen abgeschlossen werden, auch wenn die Angabe zur Vorsteuerabzugsberechtigung / Umsatzsteuerpflicht noch fehlt.
Erst nach dem Abschluss einer Bestellung kann eine Nachbearbeitung im Entgeltänderungsprozess erfolgen. In diesem Schritt werden die fehlenden Informationen durch Bereitsteller oder Bündelnde Organisation (im Verhältnis zu ihren Klienten) ergänzt und die Entgelte entsprechend geprüft und ggf. angepasst. Nachnutzende und Sub-Nachnutzende müssen dieser Anfrage zur Änderung zustimmen, damit sie wirksam wird. Anschließend wird eine korrekte Rechnung erstellt, die den passenden Umsatzsteuersatz enthält.
Kunden, Klienten und Bündelnde Organisationen (in Beziehung zu ihrem Anbieter / Bereitsteller) erhalten eine E-Mail, sobald die Angaben pro Vorgang vorliegen.
Was bedeuten die neu eingetragenen Entgelte für meine Organisation?
Vom Bereitsteller eingegebenen Entgelte für Kunde und Bündelnde Organisationen:
Die Summen in den Feldern „Betrag“ sind aus Sicht der Kunden oder Bündelnden Organisationen (im Verhältnis mit ihren Bereitstellern) die Nettobeträge. Die Summen in den Feldern „Rechnungsbetrag“ ergeben sich aus den Nettobeträgen inkl. Umsatzsteuer.
Von einer Bündelnden Organisation eingegebene Entgelte für Klienten
Die Summen in den Feldern „Betrag“ sind aus Sicht der Klienten die Nettobeträge. Die Summen in den Feldern „Rechnungsbetrag“ ergeben sich aus den Nettobeträgen inkl. Umsatzsteuer.
Welche Vorgänge können betroffen sein?
Von der Optimierung der Rechnungsstellung können sowohl laufende als auch abgeschlossene Bestellungen betroffen sein, ebenso wie Vorgänge, die sich in einem Entgeltänderungsprozess befinden.
Hinweis: Laufende Bestellungen müssen abgeschlossen werden, damit die Maßnahmen zur Umstellung greifen können.
Bereits abgeschlossene Bestellungen / Vorgänge
Das System prüft pro abgeschlossene Bestellung automatisch, ob die Information zur Vorsteuerabzugsberechtigung im Bereich Entgelte vorliegt. Falls diese Information fehlt, wird eine Anpassung der Entgelte erforderlich. Die betroffenen Vorgänge erhalten in der Spalte „Aktion“ ein Informationssymbol „i“.
Für abgeschlossene Bestellungen (Status „Bestellt“) oder abgeschlossene Bestellungen im Entgeltänderungsprozess wird eine Anpassung der Entgelte über den bereits bekannten Entgeltänderungsprozess vorgenommen.
Laufende bzw. noch nicht abgeschlossene Bestellungen / Vorgänge
Laufende Bestellungen müssen wegen der auf den 30.06.2025 befristeten Umstellung schnellstmöglich abgeschlossen werden. Der Abschluss muss unabhängig von den vorhandenen Angaben stattfinden. Erst nach dem Abschluss der Bestellung kann durch den Prozess der Entgeltänderung, die fehlenden Informationen durch Bereitsteller oder Bündelnde Organisation (im Verhältnis zu ihren Klienten) ergänzt werden.
Für laufende Bestellungen gilt außerdem Folgendes:
- Die Entgelte wurden noch nicht eingetragen:
Für Bereitsteller erfolgt die Eingabe im Status „In Prüfung durch Bereitsteller“.
Für Bündelnde Organisationen im Verhältnis zu ihren Klienten erfolgt die Eingabe im Status „In Abstimmung durch Bündelnde Organisation“. - Die Entgelte wurden bereits eingetragen:
Wenn Entgelte vor dem 16.04.2025 gemäß den bisherigen Regelungen im oben genannten Status eingetragen wurden, können diese Entgelte bis zum Abschluss der Bestellung unverändert bleiben, es sei denn, die Bestellung wird vom Kunden oder der Bündelnden Organisation zurückgegeben.
Falls die Anpassung der Entgelte nicht im laufenden Prozess erfolgt, kann die Prüfung und ggf. Anpassung der Entgelte nach Abschluss der Bestellung über den Entgeltänderungsprozess erfolgen.