Wichtige Informationen
Entgelte für Interessenbekundungen
Nach Erhalt einer Interessenbekundung trägt der jeweilige Bereitsteller die konkreten Entgelte als Abstimmungsergebnis ein und übermittelt dieses an Nachnutzer und Anbieter zur Zustimmung. Der Nachnutzer muss das Abstimmungsergebnis abschließend durch Klick auf den Button „Verbindlich bestellen“ annehmen und löst damit die Bestellung aus.
Das Abstimmungsergebnis wird dadurch Bestandteil des SaaS-Bereitstellungs- und Nachnutzungsvertrags. Es ist für die Beteiligten über die jeweilige Vertragsmappe abrufbar.
Die Entgelte werden in folgende Bereiche unterteilt:
- Bereich 1: Kalenderjährliches Entgelt
- Bereich 2: Falls abweichend davon: Abrechnungsbetrag zum nächsten Abrechnungszeitpunkt
- Bereich 3: Einmaliges Entgelt (initial)
Die in den Bereichen 1 bis 3 angegebenen Entgelte sind Grundlage für die Rechnungsstellung.
Im Bereich 4 der Entgelte können die „Festlegungen zum Nachnutzungsumfang / Erläuterungen zu den Entgelten“ textlich erfasst werden.
Aktualisierungen in den Bereichen 1 bis 4 müssen in Form einer Entgeltänderung vor den Fristen zur Rechnungsstellung abgeschlossen sein.
Beispiel für die Rechnungsstellung durch die Anbieter:
Ein Abrechnungsbetrag zum nächsten Abrechnungszeitpunkt wurde im Bereich 2, als Abweichung vom kalenderjährlichen Entgelt (Bereich 1) eingetragen:
- Vertragsschluss (Nachnutzer) in Q3: Betrag kann als Übertrag in der Jahresrechnung des Folgejahres aufgeführt werden
- Vertragsschluss (Nachnutzer) in Q4 : Abrechnung erfolgt in der Jahresrechnung des Folgejahres
- Mehr- und Minderkosten: Es kann zu einem Guthaben oder einer Nachforderung kommen
Die Kombination aus den Bereichen 1 und 3 beziehungsweise 2 und 3 ergeben den Gesamtrechnungsbetrag pro Abrechnungszeitraum / jährlicher Zeitpunkt der Rechnungsstellung.
Betriebs- und Weiterentwicklungskosten (betrifft Bereiche 1 und 2)
Es dürfen nur solche Betriebs- und Weiterentwicklungskosten berücksichtigt werden, die laut „Kosten- und Preismodell für die Nachnutzung von ‚EfA‘-Antragsdiensten“ berücksichtigungsfähig sind. (Externer Link) Beschluss 2022/01-AL des IT-Planungsrates
Für 
EfA-finanzierte Leistungen gilt außerdem:
Betriebs- und Weiterentwicklungskosten (100 %) setzen sich zusammen aus:
- 50 % nutzungsunabhängiger Anteil (gemeinsam finanziert über das Stammbudget der FITKO)
- 50 % nutzungsabhängiger Anteil (verteilt auf die nachnutzenden Länder entsprechend dem vereinbarten Kostenverteilungsschlüssel des Bereitstellers)
Im Feld „Betrag“ für die Bereiche 1 und 2 ist nur der nutzungsabhängige Anteil einzutragen. Der nutzungsunabhängige Anteil wird im Marktplatz nicht erfasst.
Anbindungskosten (betrifft Bereich 3)
Anbindungskosten sind für alle anzuschließenden Behörden als Gesamtsumme anzugeben.
Für EfA-finanzierte Leistungen gilt außerdem:
Die Gesamtsumme der Anbindungskosten muss bei EfA-finanzierten Leistungen zwingend separat im Feld „Betrag“ für den Bereich 3 eingetragen werden. Die Anbindungskosten dürfen nicht im Feld „Betrag“ für den Bereich 1 enthalten sein.
Umsatzsteuer (betrifft Bereiche 1,2 und 3)
Aus Sicht des Bereitstellers (als Rechnungssteller an den Anbieter)
Bei der Eintragung des jeweiligen Betrags muss die Angabe (Ja oder Nein) zur Umsatzsteuerpflicht / Vorsteuerabzugsberechtigung des Bereitstellers (Rechnungsstellers) berücksichtigt werden:
- Ja: Der Bereitsteller (Rechnungssteller) trägt Netto-Entgelte in die Felder „Betrag“ ein. Die Rechnung des Bereitstellers an den Anbieter wird auf diesen Betrag Umsatzsteuer ausweisen.
- Nein: Der Bereitsteller (Rechnungssteller) trägt das Entgelt ein, welches sein Rechnungsendbetrag an den Anbieter ist. Die Rechnung des Bereitstellers an den Anbieter wird keine Umsatzsteuer ausweisen.
Hinweis: Sobald ein Feld „Betrag“ in einem der drei Bereiche ausgefüllt ist, werden Umsatzsteuersatz und Rechnungsbetrag automatisch ermittelt und dargestellt.
Aus Sicht eines Nachnutzers (Bündelnden Organisation oder Kunde)
Aus Sicht des Nachnutzers stellen die jeweiligen Summen in den Feldern „Betrag“ in den Bereichen 1 bis 3 immer die Nettobeträge dar. Der Rechnungsbetrag setzt sich aus dem Nettobetrag zuzüglich der Umsatzsteuer zusammen.
Hinweis: Sobald ein Feld „Betrag“ in einem der drei Bereiche ausgefüllt ist, werden Umsatzsteuersatz und Rechnungsbetrag automatisch ermittelt und dargestellt.
Festlegungen zum Nachnutzungsumfang / Erläuterungen zu den Entgelten (betrifft Bereich 4)
Die Bestellung einer EfA-Leistung erfolgt in der Regel als Gesamtumfang, so wie im Schaufenster / Produktkatalog auf dem EfA-Marktplatz dargestellt. Bei Bedarf können der Nachnutzungsumfang konkretisiert werden, insbesondere bei Beschränkungen der Nachnutzung sowie Erläuterungen zu den Entgelten ergänzt werden.
Beschränkungen der Nachnutzung können sich beispielsweise ergeben durch:
- den angewendeten Kostenverteilungsschlüssel (z.B. max. Anzahl an anzuschließenden Behörden, Anträgen oder Einwohnern)
- das ausgewählte Leistungspaket (z.B. S, M, L mit den jeweils ausgewählten / zugeordneten Leistungen pro Paket)
Erläuterungen zu den Entgelten können beispielweise sinnvoll sein, wenn:
- Betriebskosten, welche in den Bereichen 1 und 2 festgelegt werden, einer Klarstellung bedürfen.
- Anbindungskosten, welche im Bereich 3 eingetragen werden, erklärt werden sollen.
Änderung der Entgelte nach Vertragsschluss (betrifft Bereiche 1,2,3, und 4)
Bereitsteller haben nach Vertragsschluss die Möglichkeit, eine Entgeltänderung über den Marktplatz zu beantragen. Die Nutzung dieser Funktion kann erfolgen, sofern dieses Recht vertraglich eingeräumt worden ist, Bereitsteller und Nachnutzer sich bereits über die Änderung verständigt haben, ein Steuerungskreisbeschluss vorliegt oder eine neue Beschlusslage bzgl. IT-PLR/AL-Runde gegeben ist.
- Die Entgeltänderung gilt ab dem aktuellen Kalenderjahr. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Einreichens der Entgeltänderung.
- Über eine beantragte Entgeltänderung werden alle zustimmungsberechtigten Beteiligten über den Marktplatz informiert.
Bereitsteller, die eine Entgeltänderung beantragen möchten, klicken im Menü auf: Administration > Eingegangene Interessenbekundungen, Symbol „Auge“ in einer Interessenbekundung im Status „Bestellt“ > Button „Entgelte ändern“.
Entgelte für Produktanfragen (nur relevant für Bündelnde Organisationen im Verhältnis zu ihren Klienten)
Die Entgelte werden während des Abstimmungsprozesses zwischen den Beteiligten geklärt und durch die Bündelnde Organisation eingetragen. Das Abstimmungsergebnis wird Bestandteil des SaaS-Sub-Nachnutzungsvertrags. Es ist über die jeweilige Vertragsmappe für die Beteiligten abrufbar.
Die Entgelte werden in folgende Bereiche unterteilt:
- Bereich 1: Kalenderjährliches Entgelt
- Bereich 2: Falls abweichend davon: Abrechnungsbetrag zum nächsten Abrechnungszeitpunkt
- Bereich 3: Einmaliges Entgelt (initial)
Die in den Bereichen 1 bis 3 angegebenen Entgelte sind Grundlage für die Rechnungsstellung.
Im Bereich 4 der Entgelte können die „Festlegungen zum Nachnutzungsumfang / Erläuterungen zu den Entgelten“ textlich erfasst werden.
Betriebs- und Weiterentwicklungskosten (betrifft Bereiche 1 und 2)
Es dürfen nur solche Betriebs- und Weiterentwicklungskosten berücksichtigt werden, die laut „Kosten- und Preismodell für die Nachnutzung von ‚EfA‘-Antragsdiensten“ berücksichtigungsfähig sind. (Externer Link) Beschluss 2022/01-AL des IT-Planungsrates
Anbindungskosten (betrifft Bereich 3)
Anbindungskosten sind für alle anzuschließenden Behörden als Gesamtsumme anzugeben.
Umsatzsteuer (betrifft Bereiche 1,2 und 3)
Aus Sicht der Bündelnden Organisation (als Rechnungssteller an den Klienten)
Bei der Eintragung des jeweiligen Betrags muss die Angabe (Ja oder Nein) zur Umsatzsteuerpflicht / Vorsteuerabzugsberechtigung der Bündelnden Organisation berücksichtigt werden:
- Ja: Die Bündelnde Organisation (Rechnungssteller) trägt Netto-Entgelte in die Felder „Betrag“ ein. Die Rechnung der Bündelnden Organisation an den Klienten wird auf diesen Betrag Umsatzsteuer ausweisen.
- Nein: Die Bündelnde Organisation (Rechnungssteller) trägt das Entgelt ein, welches sein Rechnungsendbetrag an den Klienten ist. Die Rechnung der Bündelnden Organisation an den Klienten wird keine Umsatzsteuer ausweisen.
Hinweis: Sobald ein Feld „Betrag“ in einem der drei Bereiche ausgefüllt ist, werden Umsatzsteuersatz und Rechnungsbetrag automatisch ermittelt und dargestellt.
Aus Sicht des Klienten einer Bündelnden Organisation (als Sub-Nachnutzer)
Aus Sicht des Klienten stellen die jeweiligen Summen in den Feldern „Betrag“ in den Bereichen 1 bis 3 immer die Nettobeträge dar. Der Rechnungsbetrag setzt sich aus dem Nettobetrag zuzüglich der Umsatzsteuer zusammen.
Hinweis: Sobald ein Feld „Betrag“ in einem der drei Bereiche ausgefüllt ist, werden Umsatzsteuersatz und Rechnungsbetrag automatisch ermittelt und dargestellt.
Festlegungen zum Nachnutzungsumfang / Erläuterungen zu den Entgelten (betrifft Bereich 4)
Die Bestellung einer EfA-Leistung erfolgt in der Regel als Gesamtumfang, so wie im Schaufenster / Produktkatalog auf dem EfA-Marktplatz dargestellt. Bei Bedarf können der Nachnutzungsumfang konkretisiert werden, insbesondere bei Beschränkungen der Nachnutzung sowie Erläuterungen zu den Entgelten ergänzt werden.
Beschränkungen der Nachnutzung können sich beispielsweise ergeben durch:
- den angewendeten Kostenverteilungsschlüssel (z.B. max. Anzahl an anzuschließenden Behörden, Anträgen oder Einwohnern)
- das ausgewählte Leistungspaket (z.B. S, M, L mit den jeweils ausgewählten/ zugeordneten Leistungen pro Paket)
Erläuterungen zu den Entgelten können beispielweise sinnvoll sein, wenn:
- Betriebskosten, welche in den Bereichen 1 und 2 festgelegt werden, einer Klarstellung bedürfen.
- Anbindungskosten, welche im Bereich 3 eingetragen werden, erklärt werden sollen.
Änderung der Entgelte nach Vertragsschluss (betrifft Bereiche 1,2,3 und 4)
Bündelnde Organisationen haben nach Vertragsschluss die Möglichkeit, eine Entgeltänderung über den Marktplatz zu beantragen. Nachnutzende Klienten müssen dieser Anfrage zur Änderung zustimmen, damit sie wirksam wird.
- Über eine beantragte Entgeltänderung werden alle zustimmungsberechtigten Beteiligten über den Marktplatz informiert.
- Die Entgeltänderung gilt ab dem aktuellen Kalenderjahr. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Einreichens der Entgeltänderung.
Bündelnde Organisationen, die eine Entgeltänderung beantragen möchten, klicken im Menü auf: Administration > Eingegangene Produktanfragen, Symbol „Auge“ in einer Produktanfrage im Status „Bestellt“ > Button „Entgelte ändern“.
Bestellarten im Marktplatz
